Compleet Document Management in SharePoint!

Contentworker Document Management (DMS) is een krachtig documentenbeheersysteem als aanvulling op MS SharePoint. Hierdoor heeft Contentworker het unieke vermogen om echt gebruik te maken van de kracht van Sharepoint, terwijl het de gebruiker tegelijkertijd een intuïtieve, zaakgerichte werkomgeving kan bieden die toegespitst is op de behoeften van de klant.

Documenten en e-mails worden samen opgeslagen en zijn toegankelijk samen met andere belangrijke zaak- of projectinformatie, zoals de kalender, contacten, taken en discussieplatforms, om er maar een paar te noemen – allemaal beschikbaar binnen de configureerbare zaakgerichte werkomgevingen in MS SharePoint.

Product InformatieDoe mee met een Webinar

Beschikbaar als Cloud of On-Premise!

De Contentworker SharePoint DMS is beschikbaar als On-Premise-versie en als Private Cloud (SaaS).

Of u nu op zoek bent naar een cloud-oplossing waarbij gebruikers zich moeten aanmelden, of naar een traditionele On-Premise-implementatie, Contentworker is de perfecte oplossing zowel voor kleine als zeer grote organisaties.

Advocatenkantoren, financiële instellingen en andere organisaties op het gebied van professionele dienstverlening over de hele wereld hebben Contentworker leren kennen als de perfecte oplossing voor hun documenten- en e-mailbeheer, waarin u in een intuïtieve zaak-/projectgerichte werkomgeving al uw informatie kunt beheren, delen en bewerken. Wij laten u graag zien wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen!

Demo aanvragen

Intuïtief en makkelijk te gebruiken

Contentworker Document Management werkt direct in MS SharePoint, wat betekent dat er een sterke integratie is met MS Office en MS Outlook.
De gebruikers zullen de intuïtieve en makkelijk te gebruiken interface meteen herkennen, wat betekent dat uw gebruikers maar amper training nodig hebben.

Krachtig e-mail management

E-mail vormt een vitaal onderdeel van de ongestructureerde inhoud van een organisatie, en daarom vormt e-mailbeheer een cruciaal onderdeel van ieder documentenbeheersysteem. Met de module Contentworker Email Filing biedt Contentworker Document Management uitgebreide
e-mailbeheerfuncties.

E-mail kenmerken op een rij

Archiveren en beheren

Bewaar e-mails via Outlook met slechts een paar klikken, of sleep ze naar de zaak-/projectspecifieke werkomgeving. Voor automatisch archiveren op de achtergrond kunnen mappen in Outlook worden gekoppeld aan de zaak-/ projectspecifieke werkomgeving. Deze door Outlook bijgehouden mappen kunnen ook worden gebruikt om e-mails vanaf een mobiel apparaat op te slaan in een zaak.

Volgen, zoeken en vinden

Contentworker kan automatisch onderwerpinformatie, zender, ontvanger etc. uit e-mails vastleggen, waardoor gebruikers op onderwerp, e-mailadres etc. kunnen zoeken. Outlook-berichten worden in hun oorspronkelijke formaat opgeslagen, zodat e-mails behouden blijven in de vorm waarin ze zijn verzonden of ontvangen. Zo kunnen stukken altijd worden ingezien en bent u altijd voorbereid op elke wettelijke eis.

Send and save

Door de toevoeging van een “send and save” knop in Outlook biedt Contentworker gebruikers de optie om verzonden e-mails op te slaan in de specifieke zaak-/projectgerichte werkomgeving.

E-mailmarkeerder

Alle e-mails die in Contentworker worden opgeslagen, worden in Outlook gemarkeerd met een vlag, zodat u makkelijk kunt zien welke e-mails in het systeem zijn opgeslagen. Als een gebruiker een e-mail in Contentworker opslaat die naar meerdere gebruikers is verzonden, dan wordt deze e-mail bij alle gebruikers in Outlook gemarkeerd met een vlag, zodat alle ontvangers van de e-mail kunnen zien dat de e-mail in de zaak is opgeslagen.

Demo aanvragen

Voornaamste Eigenschappen

Automatische metadata tagging

Alle documenten, e-mails en andere inhoud worden automatisch gekoppeld aan metadata-informatie van een cliënt, zaak, tegenpartij etc. Dit maakt het makkelijk voor gebruikers om de juiste informatie te vinden en altijd te zien waar deze mee te maken heeft en waar deze is opgeslagen.

Krachtige en makkelijk te gebruiken beveiliging

Beveiliging is makkelijk toe te wijzen en te beheren. Gebruikers kunnen individuele documenten beveiligen of complete zaken. Beveiligingsmodellen kunnen gebruikt worden om een standaard beveiliging in te stellen gebaseerd op vakgebied of type zaak, om een ethische barrière te creëren.

Agenderen / tijdpaden en taken

Contentworker kan zaak- of documentgerelateerde kalenderevenementen, taken en herinneringen beheren. Kalenders en taken kunnen in Microsoft Outlook worden bekeken. Automatische herinneringen kunnen via e-mail aan de gebruikers gestuurd worden.

Outlook werkbalk

Contentworker DMS integreert de eigen werkbalk in Outlook, waardoor gebruikers e-mails of attachments gemakkelijk binnen Outlook kunnen archiveren. Bulk archiveren is makkelijk te beheren door gesynchroniseerde mappen in Outlook te creëren gerelateerd aan de zaak. Alle e-mails die in de map zijn geplaatst worden opgeslagen in de zaakwerkplek in Contentworker.

Krachtige zoekfunctie

Door middel van automatische metadata, de krachtige zoekmachine van Microsoft SharePoint en verfijnde zoekcriteria maakt Contentworker Document Management het makkelijk voor gebruikers om de juiste informatie te vinden.

Aanmeldingen en navigatie

Gebruikers kunnen zich aanmelden voor zaken door ze toe te voegen aan een favorietenlijst of als tabs voor snelle toegang en navigatie. Ook kan een overzichtsboom gebruikt worden om te navigeren naar de favorieten.

Snelle en makkelijke toegang tot recente zaken en documenten

Contentworker DMS houdt uw recentelijk gebruikte zaken en documenten bij, zodat gebruikers snel toegang hebben tot onlangs gebruikte informatie.

Ook beschikbaar voor OpenText eDOCS

Contentworker Document Management eDOCS editie is een makkelijk te gebruiken, zaakgerichte SharePoint interface voor het OpenText eDOCS archief.